Ketika perusahaan membuka fasilitas baru atau mengembangkan produk, perhatian biasanya tertuju pada investasi dan kapasitas tambahan. Setelah fasilitas beroperasi, nilai investasi tersebut bergantung pada kemampuan perusahaan menjaga peralatan tetap andal dan memenuhi target produksi atau layanan. Di sinilah Operations and Maintenance (O&M), atau operasi dan pemeliharaan, berperan. Di perusahaan besar, pekerjaan ini mencakup aset dengan usia, teknologi, dan fungsi yang berbeda, sering kali tersebar di beberapa lokasi. Karena itu, keputusan tentang kapan peralatan perlu diperiksa, dihentikan, atau diganti perlu mempertimbangkan dampaknya terhadap seluruh operasi.

Apa Itu Operations and Maintenance?

Operasi mencakup kegiatan sehari-hari untuk menjalankan fasilitas, seperti memantau parameter proses, mencatat penyimpangan, dan menyesuaikan pengoperasian peralatan sesuai kebutuhan produksi. Pemeliharaan mencakup inspeksi, servis berkala, perbaikan, dan penggantian komponen agar aset tetap dapat menjalankan fungsinya. Keduanya saling bergantung. Operator biasanya melihat perubahan kondisi lebih awal, sedangkan tim pemeliharaan menggunakan informasi tersebut untuk menentukan pemeriksaan dan tindakan yang diperlukan.

Misalnya, operator instalasi pengolahan air mendapati debit pompa turun secara bertahap. Catatan debit, tekanan, dan jam operasi membantu teknisi mempersempit pemeriksaan sebelum menentukan apakah penurunan itu berkaitan dengan kondisi pompa, sumbatan, atau perubahan pada sistem perpipaan. Bila fasilitas memiliki pompa cadangan yang siap digunakan, pemeriksaan bisa dijadwalkan saat kebutuhan air lebih rendah. Contoh ini menunjukkan bagaimana informasi dari operasi harian membantu tim merencanakan pemeliharaan dengan gangguan yang lebih kecil.

Lima Tantangan O&M di Perusahaan Besar

1. Aset yang Beragam

Satu perusahaan bisa mengoperasikan peralatan lama yang masih diperiksa secara manual sekaligus mesin baru dengan sensor bawaan. Setiap aset dapat memiliki kebutuhan servis, ketersediaan suku cadang, dan konsekuensi kegagalan yang berbeda. Perusahaan dapat menggunakan standar yang sama untuk identifikasi aset, pencatatan pekerjaan, dan pelaporan gangguan di setiap lokasi. Jadwal dan metode pemeriksaan kemudian disesuaikan dengan jenis peralatan, kondisi aktual, serta perannya dalam proses produksi.

2. Pengendalian Biaya Pemeliharaan

Menunda servis memang mengurangi pengeluaran pada bulan berjalan, tetapi keputusan itu bisa menambah biaya jika kerusakan berikutnya menghentikan produksi. Penggantian komponen terlalu dini juga dapat menyia-nyiakan sisa umur pakainya. Saat membandingkan opsi perbaikan dan penggantian, perusahaan perlu memperhitungkan biaya suku cadang, tenaga kerja, waktu henti, dan kemungkinan gangguan berulang. Riwayat pekerjaan membantu manajer melihat aset mana yang menyerap anggaran paling besar dan menilai apakah biaya tersebut masih sebanding dengan manfaat aset.

3. Kepatuhan dan Dokumentasi

Kewajiban pemeriksaan dapat berbeda menurut jenis fasilitas, lokasi, dan industri. Ketika beberapa lokasi memakai sistem pencatatan yang berbeda, tim pusat bisa kesulitan memastikan pemeriksaan telah dilakukan dan temuan telah ditindaklanjuti. Jadwal inspeksi, hasil pemeriksaan, penanggung jawab, dan bukti penyelesaian perlu tercatat serta mudah ditemukan. Informasi ini juga membantu tim berikutnya mengetahui pekerjaan yang masih terbuka saat terjadi pergantian personel atau kontraktor.

4. Kompetensi Tim Operasi dan Pemeliharaan

Operator perlu mengenali perubahan kondisi peralatan dan mencatatnya dengan detail yang dapat digunakan teknisi. Di sisi lain, teknisi membutuhkan keterampilan yang sesuai dengan peralatan yang mereka tangani, mulai dari mesin lama hingga sistem dengan pemantauan digital. Serah terima antarsif dapat memuat gejala gangguan, waktu kejadian, kondisi saat peralatan beroperasi, dan tindakan sementara. Dengan catatan tersebut, tim berikutnya dapat melanjutkan pemeriksaan tanpa mengulang pengumpulan informasi dasar.

5. Kualitas Data Operasional

Data dari sensor, buku log, dan laporan teknisi baru bisa dibandingkan jika semuanya merujuk pada aset yang sama. Tanpa kode aset yang konsisten, gangguan berulang pada satu pompa bisa tercatat sebagai beberapa kejadian yang tampak tidak berkaitan. Registrasi aset dengan kode unik, lokasi, spesifikasi, dan riwayat pekerjaan memberi perusahaan dasar untuk menelusuri pola tersebut. Untuk menjaga kualitas data, tentukan juga siapa yang memperbarui catatan ketika aset dipindahkan, dimodifikasi, atau diganti.

Strategi Meningkatkan Efektivitas Operations and Maintenance

Tentukan Prioritas Berdasarkan Dampak Kegagalan

Mulailah dengan menilai konsekuensi jika sebuah aset berhenti berfungsi. Pertimbangkan dampaknya terhadap produksi, layanan pelanggan, keselamatan, dan lingkungan, serta ketersediaan peralatan cadangan. Sebagai contoh, pompa utama tanpa unit cadangan dapat memerlukan perhatian lebih tinggi dibandingkan pompa dengan kapasitas serupa yang memiliki pengganti siap pakai. Penilaian ini membantu tim menentukan aset mana yang perlu dipantau lebih sering, suku cadang mana yang perlu tersedia, dan pekerjaan mana yang harus dijadwalkan lebih dulu.

Sesuaikan Metode Pemeliharaan dengan Kondisi Aset

Pemeliharaan preventif dilakukan pada interval waktu atau jam operasi tertentu, misalnya untuk penggantian pelumas sesuai jadwal. Pemeliharaan berbasis kondisi menggunakan hasil pengukuran, seperti tren getaran atau temperatur, untuk menentukan kapan pemeriksaan lanjutan diperlukan. Jika tersedia riwayat data yang memadai, pemeliharaan prediktif dapat membantu memperkirakan kapan penurunan kondisi akan memerlukan tindakan. Untuk aset berisiko rendah yang mudah diganti, perbaikan setelah terjadi gangguan bisa menjadi pilihan yang masuk akal selama dampak kegagalannya sudah diperhitungkan.

Hubungkan Temuan Lapangan dengan Perintah Kerja

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi atau Computerized Maintenance Management System (CMMS) dapat menghubungkan laporan operator dengan jadwal inspeksi, perintah kerja, dan stok suku cadang. Saat operator mencatat kenaikan temperatur motor, misalnya, teknisi dapat melihat riwayat gangguan pada motor tersebut, mencatat hasil pemeriksaan, dan menetapkan tindak lanjut dalam catatan yang sama. Alur ini memudahkan supervisor melacak pekerjaan dari laporan pertama hingga penyelesaian, terutama ketika beberapa tim bekerja di lokasi atau sif yang berbeda.

Ukur Hasil dan Tinjau Penyebab Gangguan Berulang

Perusahaan dapat memantau waktu henti tidak terencana, persentase pekerjaan terjadwal yang selesai tepat waktu, dan frekuensi gangguan berulang pada aset kritis. Gunakan definisi yang konsisten agar hasil antarperiode dan antarlokasi dapat dibandingkan. Jika pekerjaan terjadwal selesai tepat waktu tetapi waktu henti tetap tinggi, telusuri aset yang paling banyak menyumbang gangguan. Periksa apakah tugas pemeliharaan sudah menyasar penyebabnya dan apakah interval pemeriksaan masih sesuai dengan beban operasi aktual.

O&M dan Nilai Aset dalam Jangka Panjang

Pengelolaan O&M yang terencana membantu perusahaan menentukan kapan aset masih layak dipertahankan, kapan perlu direhabilitasi, dan kapan penggantian lebih masuk akal. Keputusan itu lebih mudah dibuat ketika perusahaan memiliki riwayat biaya, kondisi peralatan, dan dampak gangguan terhadap produksi. Data yang sama juga dapat digunakan saat merancang fasilitas baru, misalnya untuk memilih peralatan dengan suku cadang yang mudah diperoleh dan menyediakan akses yang memadai untuk inspeksi. Dengan begitu, kebutuhan operasi dan pemeliharaan sudah diperhitungkan sejak tahap pengembangan proyek.

Informasi terkait lingkup pekerjaan dapat dilihat di halaman layanan Operations and Maintenance PT Catur Elang Perkasa.